Saisie des notes de frais
La gestion des notes de frais mobilise souvent du temps et génère des erreurs lorsqu’elle n’est pas correctement encadrée.
Saisie-comptable.fr intervient en soutien pour assurer la saisie précise et le suivi structuré de vos notes de frais, sous la responsabilité de votre équipe comptable.
En confiant votre saisie à notre équipe, vous profitez de :
✔ Des profils qualifiés disponibles sous 15 jours
✔ Un premier mois satisfait ou remboursé
✔ Jusqu’à 65 % d’économies sur vos coûts
✔ Un service 100 % flexible et sans engagement
Nos services de saisie des notes de frais externalisées
Nous enregistrons vos frais professionnels à partir des justificatifs fournis, en respectant vos règles internes et les principes comptables applicables.
Notre intervention porte exclusivement sur la saisie et la préparation des éléments comptables, sans validation ni conseil fiscal.
Prestations réalisées :
- Saisie et classification des dépenses : déplacements, hébergements, repas, fournitures, indemnités kilométriques.
- Contrôle documentaire : vérification de la présence des justificatifs et conformité des montants.
- Gestion des avances : suivi des avances de frais et ajustement des remboursements.
- Rapprochement bancaire : comparaison avec les paiements réalisés.
- Export comptable : préparation de fichiers compatibles avec votre ERP ou votre logiciel comptable.
🔎 À noter :
Nous assurons uniquement la saisie documentaire et la structuration des données. La validation finale des remboursements reste sous votre contrôle.
Catégories de frais pris en charge
Nous traitons l’ensemble des types de notes de frais courants :
- Frais de déplacement : billets de transport, carburant, péages, locations.
- Frais d’hébergement : hôtels, locations professionnelles.
- Frais de restauration : repas d’affaires, déplacements professionnels.
- Frais liés au télétravail : internet, matériel ergonomique.
- Indemnités kilométriques : calculs sur la base des barèmes transmis.
- Frais de représentation : cadeaux, événements, séminaires.
- Avances sur frais : gestion et rapprochement des montants.
Processus de saisie des notes de frais
Notre approche garantit un traitement méthodique et sécurisé :
- Évaluation des besoins : volume de notes, outils comptables, politiques internes de remboursement.
- Organisation de la collecte : e-mail sécurisé, accès cloud ou API selon vos préférences.
- Saisie rigoureuse : enregistrement détaillé des dépenses et vérification des justificatifs.
- Suivi des avances et rapprochement bancaire : ajustement des remboursements.
- Transmission structurée : génération de rapports et export des données vers vos outils.
Méthodes de saisie de notes de frais
Pour garantir un traitement fiable et rapide, nous combinons plusieurs techniques :
- Scan & OCR : intégration automatique des justificatifs lisibles.
- Saisie assistée par logiciel : sécurisation de l’enregistrement.
- Vérification manuelle : contrôle final systématique pour assurer la conformité des données.
Besoin d’un appui rigoureux pour la saisie de vos notes de frais ?
Contactez-nous pour organiser une intervention adaptée à votre organisation.
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